设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。
施工图(完工图)及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。
(五)试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。
第十七条 经系统化排列的卷内文件材料,双面书写的文件材料,在其正面右下角、背面左下角,单面书写的文件材料,在其正面右下角,用阿拉伯数字逐页编写页号;已装订成册的文件材料,如自成一卷的,不需重新编写页号,如与其他文件材料组成一卷的,将该册文件材料排列在其他文件材料之后,并将其作为一份文件编写册号,不需重新编写页号。
第十八条 卷内文件目录由下列项目组成:
顺序号按照文件排列顺序,用阿拉伯数字从1起依次标注。
文件编号或图号应填写文件材料的原始编号或图号。
责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。
文件题名应填写卷内文件材料标题的全称,没有标题或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题;案卷内每份独立成件的文件材料均应逐件填写文件标题。
日期指文件材料形成日期。
页次应填写每份文件材料首页上标注的页号,最后一份标注起止页号;如属已装订成册的材料,在卷内文件目录页次中填写册数,并在备注栏中注明累计总页数。
卷内文件目录排列在卷内文件材料的首页之前。
第十九条 项目档案除蓝图及成册文件材料外,均需装订。不装订的图纸及成册文件材料,每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次。
第二十条 案卷由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表组成。
第二十一条 案卷装具分为卷盒与软卷皮两种。如采用卷盒包装的,需采用内封面形式,卷盒正面及卷脊可只填写该案卷的档号;如一卷盒内装有一卷以上案卷,卷盒正面及卷脊则应填写盒内案卷的起止卷号。
第二十二条 软卷皮封面或内封面由以下内容构成:案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级及档号。
案卷题名应简明、准确地概括卷内文件材料的内容,主要包括项目名称、阶段或单位工程(分部、分项)名称及文件材料名称。
立卷单位指文件材料的组卷部门。
文件起止时间填写卷内文件材料形成的起止日期。
保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。
密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。
档号由档案分类号及案卷顺序号组成。
第二十三条 备考表排列在卷内文件材料之后。备考表包括立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间等。
立卷说明应包括本案卷在编制过程中需要说明的问题,本卷中文件材料的相关原件及其他载体文件材料所在案卷号。
立卷人指本案卷的组卷者。
检查人指负责案卷审核人员。
第二十四条 案卷的立卷单位应按照文件材料的自然形成过程对案卷进行系统化排列,并用铅笔在案卷封面和卷脊编写案卷流水号,同时编制档案归档目录一式二份(含电子版)。
第二十五条 案卷卷皮、卷内文件目录、备考表及档案归档目录样式及内容,按照国家档案局《科学技术档案构成的一般要求》(GB/T11822-2000)和交通部《交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格样式》(交办发[1992]121号)中所规定的科技档案卷皮和卷内文件目录、备考表及科技档案归档目录的样式内容执行。卷盒的尺寸采用310mm×220mm,卷盒的厚度根据分类整理及方便查阅利用的要求,可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。卷内文件目录、备考表及档案归档目录的尺寸为297mm×210mm。
照片档案和电子文件的整理应符合《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)和《
电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)要求。
第五章 水运建设项目档案的移交与整理
第二十六条 项目法人(建设单位)、监理单位在合同段交工验收时,应对施工单位项目档案的完整性、准确性和系统性情况进行检查与审核,对不符合要求的,督促整改,符合要求后方可进行合同段交工验收。各参建单位应在合同段通过交工验收一个月内,向项目法人(建设单位)移交项目档案原件和档案归档目录(含电子版目录)。如需复制档案,套数由项目法人(建设单位)根据实际需要确定。