第十二条 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦写光盘保存。
第十三条 竣工图编制要求
（一） 竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人（建设单位）规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人（建设单位）负责或委托有关单位编制。
（二） 竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。
（三） 一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能全面反映签署情况的，可不另加盖竣工图章。
重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。
第四章 水运建设项目文件材料的整理
第十四条 水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料收集的基础上，按照文件材料的内在联系，进行分类整理组卷。
第十五条 水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，达到分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。子
（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。
（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。
（三）招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。
（四）工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。
（五）工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。
（六）计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。
（七）各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一览表（见附件2）。
（八）监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。
（九）工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。
第十六条 卷内文件系统化排列
（一）立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。
（二）设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依次排列。
（三）工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。
（四）项目实施阶段文件材料排列
工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标及合同文件按专业依次排列。
各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。
监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列。
计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。
