规则14a-4规定了委托书本身的形式。它要求必须用粗体字表明该份委托书是否是以发行公司管理层的名义征集。委托书应向被征集者提供投票支持或反对提议的机会（管理层还应表明哪些提议是它所支持的）。在选举董事的情况下，委托书还应允许股东提名候选人。
规则14a-5对委托书陈述的撰写和呈递提供指导。在一般情况下，委托书陈述及委托书表格的五份预备复印件应在其散发给股东的十个工作日前向证交会登记备案；但是，如果委托书征集有关正常的股东年会且会议唯一的讨论事项是改选董事，或对稽查员和/或股东提议的批准，预备复印件就不需登记了。一旦初步的委托书陈述实际送交股东，征集者就必须向证交会登记8份最终的复印件，同时还应向发行公司证券的每一个交易所分别递交三份复印件。如果征集资料有任何变动或补充，五份改动后的征集资料的复印件必须在改动资料送交股东的二个工作日前递交证交会备案。但是这一要求不适用于征集者对股东咨询信息所做的答复。
规则14a-7要求征集者必须在其征集资料中包含绝大多数的股东建议。这一点将结合股东进入委托书机制在下文做详细介绍。
（三）选举董事时的特别披露
规则14a-11对有关选举或更换董事的委托书征集作了特别的披露要求。它要求每个参与征集委托书的人必须在证交会以及发行公司有证券买卖的交易中心登记备案，提交关于表格14A中列举的所有事项的信息和征集背后有关的财政来源。在实际中往往引起争议的是对候选人过去在职经历的披露，因为很难对在职经历做一个明确的界定。有人就认为候选人过去与发行公司无关的信托交易也属于披露范围。另一个相关的问题是披露管理层的报酬。证交会曾修订了它的要求，免除了大约3/4有关管理层报酬的披露。但最近证交会又采纳了一些额外的要求，例如，发行公司必须对比其他管理人员的报酬及公司业绩对管理层的报酬作出描述。
除了前述要求外，发行公司在自己或别人以他的名义征集与一年一度的董事会选举有关的委托书时，还需作另外的披露。规则14a-3(b)要求任何此种委托书必须事先或同时附有关于发行公司运作情况的年度报告，该年度报告必须包含有与发行公司及其附属公司相关的财务资料，对那些按照交易法10K表所提供材料的总结以及对发行公司及附属公司过去一年经营业务的说明从而得知其总体的经营范围。七份年度报告的复印件应提交给证交会。值得一提的是，该年度报告不属于征集资料，因此征集人对此间的错误声明不须承担交易法第18(a)中的民事责任。但是，在指定提交年度报告的场合，发行公司亦可以选择提交最新的10K表代替。如果发行公司做此种选择，前述民事责任条款就将适用。
（四）防止规避委托书规则而做的披露要求
发行公司可以在实践中通过不征集委托书来规避委托书规则下的披露要求，如此行为可以阻碍法定人数的出现，并因此导致管理机构的自我永久运行。证交会正是针对这种实践制定了规则14C及其相对应的表格14C。表格14C与表格14A的宗旨及实质内容完全一致，也有类似的反欺诈条款，不同的是前者没有股东进入委托书机制以及提出建议的规定。
三股东进入委托书机制以及股东建议
在整个股东投票委托书征集过程中，大部分股东都处于被征集者的地位，他的能动性在于当征集者向其递交征集资料时作出如何投票的选择以及对某些临时事项作出是否由征集者代为决定的授权。但股东的作用并非仅限于此，在委托书机制中，股东还有两方面的作为：第一，以征集者的身份进入该机制；第二，向注册公司提交建议。实际上，股东提议是股东进入委托书机制的一种变异形式。他往往发生于这样的情况：提议的股东没有实力（包括没有财力、人力、时间等）征集委托书但又想涉足对公司的管理。前文已提到公司管理层作为征集者必须在其征集资料中包含股东的建议，这正是立法对该制度之完善所做的精巧设计。
