2005年5月1日起施行的《信访条例》第二条明确规定：“本条例所称信访，是指公民、法人或其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况、提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。”从上述界定不难看出，信访是一种互动、双向的活动过程，包含行政管理相对人为了实现某种目的和需要提出信访事项的活动和行政机关依法处理行政管理相对人提出的信访事项的活动。⑥信访回复（答复）即是行政机关依法受理、办理信访事项，对建议、意见或者投诉请求作出采纳或者不采纳、支持或者不支持的决定，依法解决信访问题的一种处理方式。
《
信访条例》第
十四条一款明确规定了信访事项的针对主体及涉访内容，仅限于五类组织及其人员的职务行为：一是行政机关及其工作人员；二是法律、法规授权具有管理公共事务职能的组织及其工作人员；三是提供公共服务的企业、事业单位及其工作人员；四是社会团体或者其他企业、事业单位中由国家行政机关任命、派出的人员；五是村民委员会、居民委员会及其成员。所谓职务行为，即是指履行本机关或者单位职责、法定或者约定义务的行为，或者代表本机关或者单位，以机关、单位名义履行职责所做出的行为，而非以个人名义做出的行为。按照职权法定和权责相一致原则，各级人民政府及其工作部门对属于本机关法定职权范围的信访事项应当受理并作出处理。行政法学理论中的一种观点，行政机关在实施行政管理活动，行使行政职权过程中所作的一切在行政管理方面有法律意义的行为是行政行为。⑦行政机关为履行行政管理职能而作出的信访回复（答复），带有从属法律性、单方意志性、裁量性、政策性等行政行为特征，因而具有行政行为的性质。
二、信访回复（答复）内容的几种表现形式：
本文所探讨的信访回复（答复）的主体仅限于行政主体。这里的行政主体不仅限于行政机关，包括行政法律法规授权的组织。它与实施行政行为的主体是一致的，即只能是具有国家行政职权的机关或授权的组织。
行政主体针对信访人提出的具有不同内容的信访活动，其作出的信访回复（答复）的内容与形式也具有多样性和复杂性。《
信访条例》对行政主体收到信访事项规定了以下几种处理方式及相关程序：（一）、对属于《
信访条例》第
十五条规定的信访事项，应当告知信访人分别向有关的人民代表大会及其常务委员会、人民法院、人民检察院提出。（二）、对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议、行政诉讼等法定途径解决的，不予受理，但应当告知信访人依照有关法律、法规规定程序向有关机关提出。（三）、对依照法定职责属于本行政主体法定职权范围的信访事项，能够当场答复是否受理的，应当当场书面答复；不能当场答复的，应当自收到信访事项之日起15日内决定是否受理并书面告之信访人。（四）、对反映情况、建议、意见类信访事项，有利于行政机关改进工作、促进国民经济发展的，有关行政机关应当认真研究论证并积极采纳。（五）、对信访人提出的投诉请求，经调查核实，依法分别作出以下处理：一是请求事实清楚，符合相关法律规定的，予以支持；二是请求事由合理但缺乏法律依据的，应当对信访人做好解释工作；三是请求缺乏事实根据或不符合相关法律规定的，不予支持。
