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总之，国际组织之间、国际组织和NGO之间势不可挡的合作趋势促成了观察员的产生。该制度发展至今，观察员已经成为非成员方参加国际组织事务的主要途径，在国际法的范围内为他们打开了一条直接参与、协调国际事务的道路。
（二）观察员的准入标准
作为有限的国际法主体，国际组织所享有的权利和义务取决于其特定的宗旨和职能。 因此，在选择观察员时，为了保证彼此间合作的有效性和成员方固有的权力空间不受侵犯，各国际组织需要遵守一些共同的原则性标准。主要包括：
1、与派往国际组织的事务直接相关
享有观察员地位的国际组织或NGO的主要职能和活动必须与派往国际组织的事务有直接联系。国际法院在“为联合国服务而受损害的赔偿案”的咨询意见中认定：“国际组织作为国际人格者所享有的权利和义务取决于其特定的宗旨和职能。”换言之，国际组织的权利能力和行为能力受到其宪章等基本文件的限制，它们只享有作为主权国家或政府的成员方赋予它们的权能，它们所能进行的国际交往是有限的。因此，国际组织运用观察员制度进行国际合作，其范围也应限于“为达成其宗旨所必需”。虽然这是个动态且相当模糊的要求，但国际组织在邀请、吸收观察员时，观察员的职能和活动要与派往国际组织的事务直接相关无疑是“为达成其宗旨所必需”的首要前提。否则，国际组织就僭越了成员方的授权，其吸收观察员的行为也不再具有合法性。因此，国际组织都将此要求作为申请观察员的首要标准。例如，联合国粮农组织的宗旨是实现农业、林业和渔业现代化和发展，因此，在确定阿拉伯农业发展组织、国际兽疫局、近东区域土地改革和乡村发展中心等17个国际组织，以及国际商会、世界劳工联合会等16个NGO的观察员地位时，都考虑到其职能与联合国粮农组织宗旨的密切关系。 又如，经社理事会对于享有观察员地位的NGO的首要规定就是：“非政府组织必须关注经社理事会能力所及的事务，其目标应与联合国《宪章》一致。”
2、有与国际组织有效合作的能力
有效合作的能力决定了观察员能够在多大程度上帮助所派往国际组织“达成其宗旨”。因此，该标准的实质是衡量申请观察员组织的自身实力。其中，以各主权国家或政府为依托的国际组织无疑占有天然优势：国际条约确保其政策长期保持稳定，主权国家或政府的执行力是其行为有效性的保证，稳健的财务更支持了它们的独立性。简言之，怀疑国际组织的实力会有质疑其成员国家或政府能力之嫌。所以，对于合作能力的要求主要针对NGO。由于他们数目众多，质量参差不齐，存在着组织不健全、与其他国际组织或NGO有立场分歧、过度依赖外部资金、缺乏可持续发展能力等问题，必然需要按照某种标准进行筛选。
以同NGO合作最为活跃且卓有成效的经社理事会为例。1946年6月，经社理事会首次确立了申请咨商地位的条件，其中涉及NGO实力评价的要求是：该NGO必须代表该领域大部分人，以及通过授权的代表为该组织的成员代言。 这也是国际组织首次对NGO确定审查标准。1996年，在审议了与NGO的咨商关系后，经社理事会通过1996/31号决议将对NGO实力的评价原则进一步标准化。要取得与观察员资格相当的咨商地位，NGO需要：拥有永久总部和一位执行官员；在大会、代表会议或其他行政机构中拥有民主的决策程序；有一个执行机构对该NGO的各种决策做出回应；为其成员代言需要有明确的成员授权，该授权证明应当经过秘书处的审核；通过一定的代表结构和适当的机制保证NGO对其成员的负责任性；通过选举程序或其他民主透明的决策程序，能够对自身的政策和行动实施有效的控制；财务来源自由，不受制于政府，任何直接或间接来源于政府的资助必须向秘书处说明。此外，还要考虑是否还有其他专门机构在该NGO所属的领域活动，该NGO是否在此专门机构内享有观察员地位，从而从侧面反映出该NGO的能力。 另外，考虑到发达国家与发展中国家在NGO数量上的悬殊，经社理事会特别鼓励发展中国家的NGO通过联合国更多地参与到国际事务之中，在吸收发展中国家NGO时要保障其正当性、与发达国家NGO数量上的平衡性、参与的真实性和有效性。 这个决议是迄今为止衡量NGO是否能够享有观察员资格最充分、最有效的标准，并一直为其他国际组织所效仿，以此评判NGO是否能够与国际组织进行有效的合作。
3、 具有“真实的国际性”
现代国际组织法对于“国际性”的定义相当宽泛：一般而言，凡是两个以上的国家、政府以一定协议形式而创设的各种机构，均可称作国际组织；同样，两个以上国家的民间团体、个人创设的机构也都属于NGO。 为了避免非成员国家对于国际组织事务不必要的干涉，保证享有观察员地位组织的质量，许多国际组织都要求申请观察员地位的组织具有“真实的国际性”，但进而具体阐述何谓“真实的国际性”的国际组织却寥寥无几。实际上，该表述及其解释最早出现在国际海事组织的《与NGO的关系原则》中 。其中第5条规定，“只有NGO具有一个永久的总部，一个管理机构和一个执行官员，并且其成员方、组成分支或者下属机构包含了足够多的国家，确实具有真实的国际性时，才能被授予观察员地位。” 该条规定虽然含糊，但至少为“真实的国际性”设定了一些硬性指标。随后，国际海事组织又在《关于授予观察员地位的指南》中进行了进一步解释，指出：“一个NGO只有在它的成员方、组成分支或者下属机构，根据该NGO或者所代表的利益的性质，包含了足够多的参与了本组织的国家，并且在其所属领域内能够积极活动且卓有成效，才能被认为具有真实的国际性。” 后来补充的两点要求——观察员组织和接受组织的成员方要有足够多的重合，以及该观察员在自己领域内的相当活动能力，实质上是前述1、2项标准的结合。但是，由于“真实的国际性”这一表述能够避开繁复的规则，同时赋予接受观察员的国际组织很大的自由选择权，使得申请观察员的弹性限度和观察员制度本身的灵活性相得益彰。因此，相当多的国际组织也选用这一原则来规范观察员的准入，或者将其与前述的原则搭配使用。同时，使用范围也不再限于NGO，而是拓展至所有申请观察员地位的国际组织和NGO。
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