2、资金控制
资金的管理控制是贯穿于证券公司各个内部控制环节当中的,是内部控制的重中之重。根据资金管理的这一特性,证券公司管理层应根据资金的流向层层审批,严格资金业务的授权审批制度,强化重大资金投向的集体决策制度,凡对外开办的每一笔资金业务都要按业务授权进行审核批准,对特别授权的资金业务要经过特别批准;建立资金管理绩效评价制度,于年末考核各责任单位资金循环的成本与效益,实施严格的奖惩制度。
此外,证券公司还应按中国证监会2004年10月发布的《
关于进一步加强证券公司客户交易结算资金监管的通知》的规定,实现客户交易结算资金独立存管,杜绝挪用投资者(客户)交易结算资金、投资者委托管理的资产及投资者托管的证券等行为,确保投资者资产的安全完整。[⑧]
3、会计系统控制
一个有效的会计系统能够及时准确地反映企业生产经营活动,保障企业资产安全完整,并为企业内部管理及外部投资提供真实可靠的管理和决策信息。因此证券公司应按照《
会计法》、《证券公司会计制度》等有关法律、法规、规章的要求,做到:(1)健全和完善公司财务管理结构体系,界定股东大会、董事会、监事会、总经理及各财务部门在财务管理方面的职责和权限;(2)制定完善的财务会计制度;(3)在岗位分工的基础上明确各个会计岗位的职责,确保会计资料的真实和可靠;(4)建立有效的内部稽核制度;(5)配备合格的会计人员;(6)加强会计部门与其他部门的交流与沟通。
(四)健全证券公司内部电脑信息管理制度
建立统一的管理信息系统,是公司内部控制制度建设的技术基础。当前,证券公司应严格按照中国人民银行和中国证监会于2005年3月25日联合发布的《
证券公司信息技术管理规范》,建立良好的集团化、网络化、一体化、规范化的管理信息系统。
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[①] 1992年,美国“反对虚假财务报告委员会”所属的内部控制专门委员会下的发起机构委员会(简称COSO委员会),在进行专门研究后提出一份专题报告《内部控制—整体架构》。该报告对内部控制定义为一个过程,并指出内部控制机制的建立需要由五个重要因素构成,即环境要素、风险评估、控制活动、信息沟通和监督。环境要素是公司建立内部控制机制的一个重要基础,它包括企业的组织结构、公司的管理哲学和管理风格、员工的诚信原则及道德价值观念、责权利的分配以及人力资源方面的政策及实施效果等;风险评估是指在一定阶段中评估影响公司发展的阶段目标或总目标的内部风险和外部风险;控制活动是确保公司管理层下达的指令得以有效执行以及执行的程序等;信息沟通是指在内部控制机制实施过程中拥有畅通的信息沟通渠道,以及高效的信息反馈和交流方式;监督是内控机制中一个不可或缺的因素,整个内部控制系统需要被施以恰当的监督,通过监督活动对内部控制机制加以必要的修正。
[②]例如,目前相当一部分证券公司股东会、董事会、监事会等各项会议制度未得到确实执行,对于重大投资、重大资金拆借、发行债券、对外担保、利润分配等事项基本没有相应的会议决议,只需董事长签字同意或相关负责人同意即可,根本没有任何合法、科学的决策程序。
[③]例如,鞍山证券使用“高息债券转让单”、“证券转让单”等凭证向投资者出售高息债券。从1995年7月1日起到2002年8月9日被撤销时止,鞍山证券公司发行债券总金额共计人民币151亿元。