会员证券公司对于投资者抱怨应做成纪录,并对投资者抱怨事项进行了解,其追查过程亦应留存书面纪录。
7、分支机构活动(Branch Office Activities)的管理-NASD规则3010规定
会员证券公司应建立及维持一套监督程序,以确保会员证券公司遵循相关的证券法律及NASD的法规,会员证券公司应对其监管办公室(OSJ)及分支机构(Branch Office)执行查核,总公司对监管办公室每年至少应查核一次,而对分公司的查核周期,系依据分支机构的交易量及所属业务人员的多寡等因素决定,亦可依例外管理的方式,调整对分支机构的查核周期。管理阶层应定期或不定期复核分支机构的财务及交易情形,以判断其可能面临的风险,并依其风险等级决定查核周期;跨国证券公司应考量各地区风险情况,如亚洲及俄罗斯的金融风暴,造成证券公司经营风险提高,管理阶层必须加强对该地区分支机构的查核及管理。
8、市政有价证券(Municipal Securities)的管理
NASD Regulation要求会员证券公司买卖市政府有价证券应符合下列规定:
(1)监督责任(Supervisory Responsibilities)
市政府有价证券规则MSRB Rules G-27规定,从事市政府有价证券买卖的经纪商与自营商,应负起监督市政府有价证券业务及其相关人员的责任。每一会员证券公司应指定一名或数名通过第1-53级市政府有价证券主管考试(Series 1-53, Municipal Securities Principal Exam)的人员,担任该项业务及监管其业务人员的职责。
(2)制定书面监督程序(Written Supervisory Procedures)
经纪、自营商从事地方政府有价证券买卖时,应将地方政府有价证券的相关作业及法律遵循纳入书面监督程序,以确保该项作业及业务相关的人员皆能遵循法律的要求。
三、借鉴国际证监会组织及美国的相关做法,完善我国证券内部控制机制
(一)完善证券公司内控机制的控制环境
1、要建立有效的公司治理结构,完善法人治理控制机制
法人治理结构的完善是证券公司内控机制的基础。证券公司法人治理结构包括科学的决策程序与议事规则,高效、严谨的业务运作系统,健全、有效的内部监督和反馈系统,以及有效的激励约束机制。当前,证券公司应严格按照《
证券法》、《
证券公司管理办法》等的规定,建立严格意义上的相互制衡的董事会、监事会和股东大会,实施严格意义的总经理责任制。既要避免一股独大,又要避免内部人控制。
2、其次,要培育诚信为本的企业文化
创造诚信为本的企业文化氛围能够对内部控制制度的落实和执行起到积极的推动作用,这也是证券公司控制环境的重要组成部分。证券公司应通过制定和完善制度、规则,明确提出各个层次的人员在企业运作中的诚信要求与责任;应通过常规性的检查监督促进有关各方切实履行诚信义务,保护投资者的合法权益。要按照公司内部控制规定对违反诚信,损害投资者权益的人员进行制裁,真正落实诚信责任。
(二)完善证券公司内控机制的组织结构并明确职责范围
证券公司要建立与内部组织架构相适应的多层次的风险管理框架,包括从董事会、管理层、各业务部门或从职能部门一直到各个风险控制单元或关键控制点的多级控制结构,同时也包括了总公司或母公司与分公司之间的风险管理架构。其中,最重要的是在董事会中设立风险管理委员会,作为公司风险管理系统的核心,要有明确的工作职责、议事范围、程序和规则,负责对公司风险的全方位防范和控制。风险管理委员会负责公司日常的风险管理工作以及与公司内部稽核部门的沟通,是公司中识别、防范、控制和规避风险的领导机构,应有明确的工作职责和组织结构